I løbet af det sidste årti er dominansen af åbne rum i moderne kontorer blevet mere udtalt og fortrængt andre typer rumorganisation. Mens åbent rum forbedrer medarbejderinteraktioner og reducerer ejendomsomkostninger, gør det også sværere at fokusere og koncentrere sig om arbejde, hvilket negativt påvirker produktiviteten og i sidste ende kan opveje fordelene.
Naturligvis burde stort set ethvert kontor have åbne kommunikationsområder, der øger hyppigheden og effektiviteten af medarbejderinteraktioner og øger sandsynligheden for innovation. Imidlertid skaber sådanne områder visuel og støjinterferens i åbne rum, der interfererer med koncentration, og arbejde, der kræver koncentration, er lige så vigtigt som teamwork. Derfor er det værd at finde ud af, hvad der nøjagtigt påvirker koncentrationen, hvordan du kan undgå at miste den, og også hvordan man kompetent kan kombinere åbne områder med områder til fokuseret arbejde.
Alle kender til problemet med støj og tab af koncentration i åbent rum, men desværre er det få, der er alvorligt bekymrede over dette problem. Måske fordi lyden ikke kan ses, undervurderer vi dens betydning. For eksempel, hvis en lækage opstod på kontoret, omend ikke en meget alvorlig, ville det ansvarlige personale straks begynde at ordne det. Lyd "lækager" kan være lige så skadelige for kontorarbejde, men af en eller anden grund ignorerer vi let dette problem i modsætning til et vådt tæppe.
Ifølge Haworth Research Center mister medarbejdere i gennemsnit 28% af deres arbejdstid på grund af distraktioner på kontoret. Som et resultat er de nødt til at starte deres hverdag tidligt eller blive sent for at udføre alle opgaver, der kræver stilhed og koncentration. Dette problem er langt fra nyt. Kontormedarbejdere har ofte brug for steder at trække sig tilbage og fokusere, og desværre er denne faktor mindst taget i betragtning i åbne arbejdsområder. Ifølge statistikker fra undersøgelsen mener mere end halvdelen af alle medarbejdere, at det er vanskeligt at koncentrere sig på deres kontor, hvorfor de spilder meget tid.
Ud over det visuelle rod og støjforurening, som medarbejderne skal møde i åbne kontorer, bombarderes de med distraktioner som e-mails, summende smartphones og pop-up-meddelelser. Et overskud af information fra kontinuerlig mobil- og internetkommunikation "lammer" dem, hvilket giver mindre tid til at fokusere på deres arbejde og ikke-standard problemløsning. Den menneskelige hjerne fungerer på samme måde som for tusind år siden, men nu har vi alle disse teknologier, og vores biologi har ikke holdt trit med deres udvikling. Informationsoverbelastning blev hurtigt en væsentlig negativ tendens på markedet for menneskelig kapital.
Tab af koncentration
Mens man arbejder på en opgave, kan en person fokusere på en sådan måde, at han kun opfatter de oplysninger, som han anser for vigtige, idet han ignorerer alt andet. Dette er en fantastisk evne hos den menneskelige hjerne. Men når der opstår flere distraktioner, skifter opmærksomheden ofte fra den aktuelle opgave til den mindre vigtige.
Det er vigtigt at bemærke, at distraktioner kan opdeles i to typer: intern og ekstern. Og ifølge undersøgelsen tager det gennemsnitligt 23 minutter for medarbejderne at genfokusere og vende tilbage til arbejde afbrudt af eksterne distraktioner. Interessant nok fokuserer de på mindst to andre opgaver, inden de vender tilbage til den, de gjorde før.
Interne faktorer er som regel personlige tanker eller oplevelser, der ikke er direkte relateret til arbejde, for eksempel hvad man skal spise til frokost eller hvad der er tilbage til aftenen. At vende tilbage til arbejde, distraheret af interne faktorer, som det viste sig, er noget sværere, og det tager cirka 30-35 minutter. Således bruger vi en hel del kognitiv indsats for at kontrollere vores egne distraherende tanker. Derfor er det så vigtigt at minimere effekten af eksterne faktorer - når alt kommer til alt, jo mere indsats der er behov for at håndtere eksterne faktorer, jo oftere vil en person blive distraheret og jo mere tid bliver spildt.
Jo mere multitasking, jo lavere effektivitet
Den menneskelige hjerne er ikke i stand til at behandle information på samme måde som en computer, som kan udføre flere processer på samme tid. Folk har en tendens til at være mere i en række handlinger. Når vi prøver at udføre to eller flere opgaver, har vi det ofte som om vi gør det på én gang. I virkeligheden spilder vi meget tid på at skifte mellem opgaver, og jo længere de er afsluttet, jo mere mister vi koncentrationen, og jo flere fejl begår vi. Mange henviser endda til multitasking som en anden form for distraktion, da flere opgaver har tendens til at distrahere opmærksomheden mellem dem.
For eksempel har vi en opgave at fylde flere glas fra en flaske vand. Vi kan ikke fylde dem på samme tid, så vi enten fylder dem helt en ad gangen eller lidt efter lidt og vender tilbage til tomme briller igen og igen. I det første tilfælde vil vi naturligvis klare hurtigere og mere effektivt, mens i det andet tilfælde vil processen tage længere tid, mens vi kan hælde mere vand forbi glassene. Og jo flere briller, jo længere tid tager denne proces, og jo mere vand spilder vi forbi.
Teknologi kan være særligt udfordrende ved multitasking, for med alle distraktioner er vi i stand til at forberede os på at blive distraheret, og de fleste mennesker håndterer simpelthen ikke multitasking godt. Derfor arbejder vi mere produktivt ved at fokusere på en aktivitet. Især i "flow" tilstand.
Kom ind i strømmen
Flow er et koncept inden for psykologi, der blev udviklet af den ungarske psykolog Mihai Csikszentmihalyi i 1970'erne. Dette udtryk henviser til en mental tilstand, hvor en person er fuldt involveret i en bestemt aktivitet, motiveret, fuld af energi og ofte mister styr på tiden. På denne måde arbejder han ikke kun mere produktivt, men også mere kreativt.
Eksterne distraktioner kan forstyrre fokus, men har ringe eller ingen effekt på dem i "flow" -tilstand. For eksempel kan musik på kontoret opfattes som en distraktion af den ene og næsten ubemærket af en anden, skønt begge er fokuseret på den samme opgave. Dette kan betyde, at det andet allerede er kommet ind i "flow", mens den anden kun prøver at gøre det, men eksterne faktorer forstyrrer det.
På den anden side behøver eksterne stimuli ikke at være distraktioner, men tværtimod kan være nyttige for at få arbejdet gjort. Nogle gange er det nødvendigt at forstå og evaluere den eksterne situation og miljøet. Denne situationsbevidsthed kan være nyttig til bestemte aktiviteter. For eksempel er en person fokuseret, når man kører, mens han skal evaluere forskellige situationelle faktorer: vejen, trafiklys, andre trafikanter.
Produktivt kontorarbejde kræver både situationsbevidsthed og indtræden i en "flydende" tilstand. Desværre er det umuligt at være i begge stater på samme tid, derfor skal medarbejderne skifte mellem dem under hensyntagen til de nuværende opgaver, omstændigheder og interne og eksterne faktorer. Og kontorlokaler skal understøtte arbejde i hver af disse stater.
Koncentration arbejdsområde design
Distraktioner forsvinder ikke, men kontorlokaler bør holde arbejdet fokuseret snarere end at skabe nye barrierer for at opnå en "flydende" tilstand.
Medarbejdernes arbejdsbehov ændrer sig hele dagen afhængigt af opgaven. For eksempel skal du først sortere din mail, foretage flere opkald, derefter forberede dig til et møde, diskutere opgaver med kolleger og derefter forberede et kommercielt tilbud. Kun med en integreret tilgang til design kan du oprette et rum, der passer til alle de nævnte aktiviteter.
Denne holistiske tilgang til organisering af kontorlokaler omfatter fem principper: mangfoldighed, valg, kontrol, anerkendelse og genopfyldning.
Mangfoldighed. Vælg ikke mellem åbne og private områder, du skal give medarbejderne begge dele og også give dem mulighed for at vælge det rette sted til hver opgave. Arbejde, der kræver koncentration, kan udføres i ethvert område: nogen er mere komfortable i et åbent rum til lyden af et kontorbrum, mens nogen har brug for fuldstændig stilhed et afsides sted. Det vigtigste er, at begge typer rum præsenteres på kontoret.
Valg. Stol på dine medarbejdere til at vælge, hvor, hvordan og hvornår de udfører deres job. Og de vil selv være i stand til at finde de betingelser, hvorunder de vil være mest produktive.
Kontrol. Giv medarbejderne kontrol over deres arbejdsplads. Hvis du beslutter alt for dem, er der stor sandsynlighed for at blive forvekslet med deres præferencer. F.eks. Ved at beslutte at eliminere støjinterferens blandt medarbejderne og isolere dem fra fællesarealer, kan virksomheder i væsentlig grad nedbryde interaktion mellem kolleger. Giv i stedet medarbejderne muligheden for at regulere privatlivets fred på deres arbejdsplads, hyppigheden af interaktion med kolleger såvel som sæt tilbehør, lysniveau, temperatur osv. Selve erkendelsen af, at de kan kontrollere deres arbejdsområde, kan opveje nogle af de negative virkninger af distraktioner.
Anerkendelse. At komme fra punkt A til punkt B og derefter til punkt C skal være let. Klare og enkle layout giver folk mulighed for hurtigt at navigere i rummet og undgå akavede situationer og spildt tid. Et virkelig forståeligt layout gør det muligt for en medarbejder mentalt at forestille sig et kort over kontoret, finde kolleger i det og forstå intuitivt formålet med hver zone. Når du tydeligt afgrænser funktionelle områder, overbelaster du ikke medarbejdernes kognitive processer med unødvendige tanker, og de er straks klar til at lede deres energi til at udføre opgaver i stedet for at prøve at navigere i rummet.
Genopfyldning af kræfter. Giv medarbejderne tid og plads til pauser. Når vi koncentrerer os om arbejde i lang tid, bruges der meget energi, og kroppen bliver hurtigere træt. Vores hjerner gør virkelig fantastiske ting ved at lade os koncentrere os om noget i lang tid uden at være opmærksomme på distraktioner. Derfor er "genopladning" efter sådan aktivitet simpelthen nødvendig. En mulighed for at genoplade din energi er at nyde udsigten fra vinduet, mens du tager en kort pause fra arbejde, og ethvert firma bør give denne mulighed. Du kan også tage korte pauser hele dagen for at få en snack eller chatte med kolleger i uformelle områder. Én eller to længere pauser, såsom at gå i gymnastiksalen eller gå uden for kontoret, kan give det nødvendige energiforøgelse til en længere arbejdssession. Det er vigtigt at give medarbejderne disse muligheder, så de altid får energi til at arbejde koncentreret.
Problemet med koncentration i russiske kontorer
Denis Chernichkin, direktør for Haworth Business Interiors, gav sine kommentarer til denne undersøgelse og korrelerede dem med russiske realiteter.
”Problemet med koncentration i åbne rum i Rusland er ikke mindre presserende end i Vesten. Jeg vil endda sige, at spørgsmålet er endnu mere akut. Faktum er, at for eksempel amerikanske virksomheder for det meste bevæger sig ret omhyggeligt til åbent rum og bruger det kun til specifikke divisioner eller zoner. På russiske kontorer er denne overgang blevet skarpere og mere ligetil uden at tage hensyn til medarbejdernes aktiviteter og deres arbejdsstil. Desuden er der ofte i adskillige rækker af monotone "bænke" praktisk taget ingen afgrænsninger eller akustiske barrierer overhovedet. Hvorfor støj og andre distraktioner når kritiske niveauer. Dette bekræftes af vores forskning i Ideation i russiske kontorer, hvilket resulterer i, at vi konstant får bekræftet, at i næsten alle virksomheder er medarbejdernes største klage manglende privatliv og manglende evne til at koncentrere sig.
For at medarbejderne kan fokusere på deres opgaver, skal arbejdsområdet give klart definerede områder til team, individuelt og fokuseret arbejde. Disse zoner bør ikke konkurrere, men supplerer hinanden. Større variation og tilgængelighed af dette eller det andet rum gør det muligt for medarbejderne at bruge det mest egnede miljø til den aktuelle opgave og giver dem mulighed for ikke at distrahere naboer, samt aflaster den kedelige monotoni ved at gentage åbne rækker, hvilket forbedrer den akustiske komfort.
Og selvfølgelig er det ekstremt vigtigt at uddanne medarbejdere i korrekt brug af plads. Det er nødvendigt at involvere folk i forandringsprocessen lige fra starten, da det er meget lettere at implementere ideer modtaget gennem kommunikation med kolleger og ikke at påtvinge andre. Virksomheder har brug for at styrke ny adfærd gennem en velformuleret forandringsstrategi, kommunikation og træning. I dette tilfælde møder de ikke modstand fra medarbejderne, og effektiviteten af innovationer vil være så høj som muligt. Baseret på Haworth Research
