For nylig vinder begreberne Agile og Activity Based Working mere og mere popularitet, og mange virksomheder overvejer allerede muligheden for at implementere dem på deres kontor, men oplever visse vanskeligheder. Ledelsen er ofte ikke i stand til at foretage sådanne ændringer af frygt for at møde medarbejdernes utilfredshed og et fald i deres produktivitet.
Denis Chernichkin, direktør for Haworth Business Interiors, fortalte os om, hvorfor en ændring i konceptet med et kontorinteriør kan påvirke virksomhedens arbejde negativt, og hvad der skal tages i betragtning for at organisere rummet så effektivt som muligt.
Hvad er de største vanskeligheder ved implementering af projekter som Agile og Activity Based Working?
- Kontorer implementeret i henhold til disse begreber forudsætter først og fremmest tilstedeværelsen af mange forskellige funktionelle områder, som en medarbejder kan vælge efter eget valg afhængigt af den specifikke opgave og aktivitetstype. Denne mangfoldighed giver en sådan handlefrihed, når man planlægger et kontor, at de mennesker, der er ansvarlige for dette, undertiden ikke har nogen idé om, hvor de skal starte, hvad de skal fokusere på eller slet ikke beslutter om væsentlige ændringer, og hvis de gør det, kan de ikke klart formulere opgave og forklare arkitekterne, hvilket resultat der skal opnås. Normalt er formuleringerne for abstrakte, baseret på følelser og tendenser snarere end konkrete fakta og statistikker. Disse ønsker er langt fra en meningsfuld, struktureret teknisk kvalitetsopgave af høj kvalitet, der afspejler kravene til et effektivt rum i dag og i en afstand på tre til fem år for en bestemt virksomhed. Resultatet kan vise sig at være upassende i forhold til kundens forventninger.
Ofte begynder virksomheder, der ikke forstår, hvad de ønsker præcist, at kopiere ideerne fra eksisterende kontorer uden at tilpasse sig deres egne behov og implementere dem i et helt andet rum under forskellige forhold i andre hold, der grundlæggende ikke er klar til at acceptere sådan begreber. Som et resultat fører dette til et markant fald i produktiviteten.
På trods af at disse vanskeligheder er mere iboende i overgangen til begreberne Agile og Activity Based Working, kan de opstå i skabelsen af ethvert rum. Selvfølgelig er det lettere at oprette et standard”open space” kontor, hvor løsninger af samme type ofte bruges, men også i sådanne tilfælde opstår vanskeligheder med at formulere kravene til effektiv plads.
Hvordan definerer du effektivt kontorlokaler?
- Dette er et rum, der bringer folk sammen, og hvor de er mest produktive og effektive. Dette er miljøet, inden for hvilket arbejdshold eller individuelle specialister kan maksimere deres potentiale, når det omgivende rum ikke hindrer dem, men hjælper. Og da hvert team og hver specialist har individuelle karakteristika, er det effektive rum unikt for hver enkelt organisation. Der er ikke noget enkelt scenarie eller korrekt svar, fordi meget afhænger af virksomhedens mål. For nogle er det i øjeblikket vigtigt at reducere omkostningerne, reducere kvadratmeter pr. Person for andre - at skabe et nyt produkt eller bringe en ny teknologi på markedet for nogen - for at øge kundetilfredsheden og servicekvaliteten. Nogle gange er disse opgaver i konflikt. Derfor skal hver virksomhed bestemme, hvad dens mål er, kriterierne for succes, og hvordan man opnår det, og hvordan rummet kan hjælpe med at udføre disse opgaver.
Jeg vil foreslå at starte med at identificere en meget vigtig parameter - organisationskultur. Det er hun, der adskiller virksomhederne fra hinanden. Dette er en yderst vigtig egenskab, der ofte undervurderes på vores marked, selvom dens betydning længe har været anerkendt i verden. At kende og forstå din virksomheds kultur gør det lettere at bestemme, hvilket rum det har brug for.
Hvordan kan kultur relateres til rummet?
- Kultur påvirker bogstaveligt talt alle aspekter af en organisations aktiviteter, herunder ledelse, forretningsprocesser, oprettede produkter, medarbejderes tiltrækning og fastholdelse, beslutningstagningssystem, omdømme og meget mere. Det bygger en følelse af sikkerhed, engagement i virksomheden og påvirker medarbejdernes tilfredshed og produktivitet. Derfor betragtes det ofte som et fuldt udbygget og meget vigtigt aktiv i organisationen.
Normalt er kultur i en virksomhed forbundet med formelle ting, såsom virksomhedsværdier, arbejdsstandarder, adfærdskoder - de såkaldte synlige faktorer. Men der er også usynlige faktorer, der bestemmer folks uudtalte regler og vaner. Inden for dette område spiller arbejdsområdet også en vigtig rolle, herunder arkitektur, interiør og møbelløsninger. Det vil sige, arbejdsområdet er en vigtig del af organisationskulturen og skal svare til den. Det er som et stykke af et puslespil taget fra et andet sæt - det passer ikke kun til de omkringliggende elementer, men det vil ødelægge hele billedet helt. Det er det samme med plads. På mange måder former det den måde, en medarbejder arbejder på, så hvis rummet ikke passer til den nuværende kultur, vil folk arbejde imod virksomhedens værdier.
Det viser sig, at hvis du flytter en medarbejder fra et kontor til et andet, der er mærkbart forskelligt fra det forrige, vil han arbejde anderledes?
- Sikkert. Selvfølgelig vil denne ændring ikke altid være så prangende, men pointen er, at typen af rum, de funktioner, der er tilgængelige i det, og organisationskulturen generelt bestemmer, hvordan en person nærmer sig opgaver, interagerer med kolleger og træffer beslutninger. Når alt kommer til alt, selvom vi normalt ikke tænker over det, er kulturens indflydelse virkelig stor. Det er værd at ændre stedet, og vi opfører os allerede ubevidst anderledes.
Jeg kan godt lide ordet fra Winston Churchill: "Først definerer vi formen på vores bygninger, og derefter bestemmer vores bygninger formen på vores opførsel." Og det er det faktisk. Tag for eksempel til sammenligning adfærd fra mennesker uden for kontoret - i en dyr restaurant og i en almindelig pub. I det første tilfælde prøver vi at matche niveauet - en formel klædedragt, en rolig tone, ofte en samtale om intellektuelle emner. Men forestil dig, at vi er på en pub - vores opførsel vil være mere fri og uformel. Det samme sker på kontorer - rummet påvirker direkte medarbejdernes adfærd og arbejdsstil.
Hvad hvis medarbejdere ikke kan lide det rum, hvor de arbejder? Hvordan vil dette påvirke dem?
- Dette er et ekstremt vigtigt spørgsmål. Medarbejdernes utilfredshed med kontorlokaler, hvor det for eksempel er umuligt at finde et behageligt funktionelt område, der er egnet til en bestemt opgave, eller der er mange irriterende distraktioner, skaber en betydelig negativ effekt. Men desværre kan medarbejdere ikke ændre det eksisterende rum alene. En sådan autoritet falder på skuldrene af de professionelle, der er ansvarlige for oprettelsen af kontorinteriøret, som skal tage hensyn til organisationens kulturelle egenskaber for at skabe det mest behagelige miljø. Desuden er der på grund af de forskellige typer aktiviteter i afdelinger inden for en organisation såkaldte underkulturer, som også skal tages i betragtning ved design.
Vi ved alle, at arkitekturen i forskellige lande og byer er forskellig fra hinanden, afspejler kulturelle egenskaber og skaber en unik atmosfære. På kontoret er alt det samme - kontorarealets design og arkitektur skal afspejle organisationens og dens divisioners individualitet.
Hvordan kan du definere din organisationskultur og forstå, hvilket rum der bedst passer til det?
- Det er faktisk ret simpelt. Der er en klassifikation baseret på 25 års forskning foretaget af professorerne Cameron og Quinn fra University of Michigan kaldet "Competing Values." Forskere har identificeret fire dominerende værdier i virksomheder: Samarbejde, rivalisering, skabelse og kontrol. Hver værdi er knyttet til et sæt egenskaber ved arbejdsområdet, der maksimerer dets understøttelse. Forresten blev denne model anerkendt af mange eksperter som meget effektiv og trådte i top 50 af de bedste forretningsværktøjer i historien ifølge Financial Times-vurderingen.
Lad os for eksempel se på virksomheder, hvor kontrolværdien dominerer. For disse organisationer er nøglen at gøre jobbet “rigtigt”. De er kendetegnet ved en klar organisationsstruktur, hierarki, streng kontrol, en overflod af protokoller og procedurer og formel medarbejderinteraktion. Ofte er disse store bureaukratiske virksomheder og offentlige agenturer samt finansielle og juridiske afdelinger. Rummet skal i dette tilfælde være præget af et ordnet, forståeligt arrangement af arbejdspladser, opretholde hierarki og status, være udstyret med høje skillevægge og specielt udpegede områder til interaktion snarere separate mødelokaler. Arbejdspladser er normalt isoleret, stift opdelt i afdelinger i nærheden af chefen, konservative farver bruges ofte i interiøret.
Til sammenligning, lad os tage den modsatte værdi "Oprettelse". Virksomheder domineret af denne værdi er kendetegnet ved ønsket om først at fremstille et produkt eller en tjeneste, de fokuserer på innovation, på out-of-the-box tænkning, på ønsket om at blive førende gennem nye udviklinger og hurtigere frigivelse til markedet for et unikt tilbud. Denne type er ofte forbundet med it-virksomheder såvel som kreative marketingbureauer, men faktisk har næsten enhver virksomhed, der skaber sit eget produkt, denne værdi, især hvis den er i en førende position i sin branche. For sådanne virksomheder er det ekstremt vigtigt at kunne holde gruppediskussioner, brainstorms, møder, uformelt dele deres ideer med kolleger til enhver tid. Derfor kræver denne type organisation mange forskellige steder for individuelt fokuseret arbejde såvel som for kollektiv interaktion og spontane møder, store overflader til visuel visning af information, mere rummelige rum med et godt perspektiv, da det fremmer fantasien, mere kompleks og organisk layout, manglende ensartethed i design og gentagelse, inspirerende interiørløsninger, færre begrænsninger og mere frihed og mange forskellige områder for kreativitet med god akustik, fordi den kreative proces ødelægges meget let.
Men det vigtigste at huske er, at enhver virksomhed altid kombinerer alle fire værdier. Som regel dominerer to af dem, men under alle omstændigheder er hver virksomheds organisationskultur en unik kombination af alle disse værdier, som er til stede i bestemte proportioner. Derfor vil du ikke være i stand til at finde virksomheder med samme kultur. At kende din egen organisationskultur, forstå balancen mellem nøgleværdier og få en klar idé om, hvad der er behov for plads til hver enkelt afdeling og virksomheden som helhed.
Hvordan præcist kan du identificere kulturen i en virksomhed?
- Der kræves en omfattende videnskabelig tilgang til en klar diagnose af virksomhedens organisationskultur og dens divisioner. Vi hos HAWORTH har vores egen patenterede CultureLENS ™ metode til at udføre denne form for forskning. Takket være computerteknologi kan alle medarbejdere deltage i denne undersøgelse og besvare spørgsmål eksternt for at analysere den aktuelle organisationskultur. Topledere besvarer yderligere spørgsmål, der hjælper med at bestemme den foretrukne organisationskultur, som de gerne vil se i deres virksomhed om 2-3 år. Alle svar behandles af en computer, så kontoreksperter og strateger kan trække individuelle konklusioner og anbefalinger til klienten. For eksempel kan sammenligning af nuværende og foretrukne kulturer hjælpe dig med at forstå, hvilken retning du skal bevæge dig, og hvilke ændringer der skal implementeres på kontoret for at opnå de ønskede resultater uden at medføre afvisning og modstand fra personalet.
Forstår jeg korrekt, at resultaterne af studiet af organisationskultur danner grundlaget for mandatet for kontorets design? Har kunderne brug for at give noget andet?
- Ja, resultatet af undersøgelsen er en detaljeret rapport, som er en designbrief, en detaljeret henvisning til oprettelse af et fremtidigt kontor med eksempler på rumlige løsninger, der understøtter den undersøgte virksomheds foretrukne organisationskultur. Men jeg talte kun om et værktøj, omend et grundlæggende. Ud over organisationskulturen er det vigtigt at forstå andre individuelle karakteristika ved organisationen - eksisterende arbejdsmetoder, typer af interaktion mellem afdelinger og medarbejdere, statistik over brugen af arbejdspladser og fælles steder, personlig tilfredshed med det nuværende arbejdsområde osv. Der er yderligere forskning, der hjælper virksomheder med at identificere alle disse funktioner.
Afslutningsvis vil jeg endnu en gang understrege, at hver virksomhed, når de designer et nyt kontor eller udfører renoveringer på et eksisterende kontor, nøje skal analysere sig selv og dets behov. Det er muligt, at denne organisation ikke behøver at skifte til Agile eller Activity Based Working. Ingen har til opgave at følge mode eller være trendy, vores ansvar er at skabe det rigtige rum, der øger produktivitet, tilfredshed og medarbejderengagement. Når alt kommer til alt er mennesker det vigtigste aktiv i ethvert selskab.
